Die Nebenkostenabrechnung ist fuer Mieter und Vermieter gleichermassen ein wichtiges - und manchmal strittiges - Dokument. Einmal im Jahr muss der Vermieter ueber die entstandenen Betriebskosten abrechnen, und oft kommt dabei eine Nachzahlung oder eine Erstattung heraus. Wie eine korrekte Nebenkostenabrechnung aussieht, worauf du als Mieter achten solltest und welche Fehler Vermieter haeufig machen, erklaert dieser Artikel.
Was sind Nebenkosten und was darf abgerechnet werden?
Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind laufende Kosten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Wohngebaeudes entstehen. Sie sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschliessend aufgelistet. Zu den abrechenbaren Nebenkosten gehoeren: Heizkosten und Warmwasser (haeufig groesster Posten), Grundsteuer, Wasserversorgung und Abwasser, Gebaeudeversiherung (Feuer, Sturm, Wasser), Hausreinigung und Hausmeister, Aufzug (Betrieb und Wartung), Gartenpflege (Gemeinschaftsflaechen), Muellentsorgung, Strassenreinigung und Schneeraeumung, Beleuchtung von Gemeinschaftsflaechen sowie Schornsteinfeger. Was NICHT abgerechnet werden darf: Verwaltungskosten, Instandhaltungsruecklagen, Reparaturen, Leerstandskosten und Kosten fuer nicht genutzte Gemeinschaftsraeume.
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| Kostenart | Umlagefaehig? | Typischer Anteil |
|---|---|---|
| Heizung und Warmwasser | Ja | Groesster Posten, variiert stark |
| Wasser und Abwasser | Ja | 200-500 Euro/Jahr und Person |
| Grundsteuer | Ja | Abhaengig von Gemeinde und Lage |
| Muellentsorgung | Ja | 100-300 Euro/Jahr und Haushalt |
| Instandhaltung/Reparaturen | NEIN | Nicht umlagefaehig |
| Verwaltungskosten | NEIN | Nicht umlagefaehig |
Fristen: Wann muss die Abrechnung kommen?
Der Vermieter hat exakt 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Bei einem Abrechnungsjahr 1. Januar bis 31. Dezember muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter sein. Kommt sie spaeter, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlung - der Mieter muss dann nichts zahlen. Wichtig: Die Abrechnung muss beim Mieter ankommen (Zugangsprinzip), nicht nur abgeschickt sein. Bei einer spaeten Zustellung im Dezember solltest du den Zugang dokumentieren (Briefkasten fotografieren, Datum notieren).
Haeufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen
Studien und Mietrechtsorganisationen zeigen: Ein erheblicher Teil aller Nebenkostenabrechnungen enthaelt Fehler. Die haeufigsten Fehler: Falsche oder gar keine Angabe des Verteilerschluessels (z.B. Wohnflaeche oder Personenzahl). Abrechnung nicht umlagefaehiger Kosten (Reparaturen, Verwaltung). Mathematische Fehler beim Zusammenaddieren der Kosten. Falsche Wohnflaechenangabe (Mieter hat kleinere Flaeche, zahlt aber zu viel). Fehlende Belege oder Unaufschluesseleung von Pauschalbetraegen. Doppelte Abrechnung von Kosten. Nicht angesetzte Vorauszahlungen des Mieters. Wenn du eine Nebenkostenabrechnung erhaeltst, pruefe sie sorgfaeltig - du hast das Recht, die Originalbelege beim Vermieter einzusehen.
Als Mieter widersprechen: So gehst du vor
Findest du Fehler in der Nebenkostenabrechnung, hast du als Mieter das Recht zu widersprechen. Die Frist fuer den Widerspruch betraegt in der Regel 12 Monate nach Zugang der Abrechnung. Gehe so vor: Pruefe die Abrechnung Posten fuer Posten. Beantrage beim Vermieter die Einsicht in alle Originalbelege. Notiere Unstimmigkeiten schriftlich und sende einen eingeschriebenen Widerspruchsbrief. Wenn sich Vermieter und Mieter nicht einigen koennen, koennen Mieterverein oder Mietrechtsanwalt helfen. Im Streitfall entscheidet das Amtsgericht.
Als Eigentuemer: Die Nebenkostenabrechnung korrekt erstellen
Wenn du vermietest, bist du verpflichtet, einmal jaehrlich korrekt abzurechnen. Das sind die Pflichtangaben: Abrechnungszeitraum, alle einzelnen Kostenpositionen mit Betrag, der Verteilerschluessel fuer jede Position, der auf den Mieter entfallende Anteil, geleistete Vorauszahlungen des Mieters und der Saldo (Nachzahlung oder Erstattung). Nutze Hausverwaltungssoftware oder eine Vorlage fuer die Erstellung. Bei Fehlern in der Abrechnung kannst du diese nachtraegich korrigieren - aber nur wenn die 12-Monats-Frist noch nicht abgelaufen ist.
FAQ
Muss ich Nebenkostennachzahlungen sofort zahlen?
Ja, nach Erhalt einer korrekten Abrechnung und Ablauf einer angemessenen Ueberprufungsfrist (in der Regel 30 Tage) ist die Nachzahlung faellig. Wenn du Fehler vermutest, wiederhole gleichzeitig und schriftlich, damit du nicht in Verzug geraetst. Im Streitfall kannst du "unter Vorbehalt" zahlen und spaeter Rueckerstattung verlangen.
Kann der Vermieter die Vorauszahlungen erhoehen?
Ja, wenn die tatsaechlichen Kosten regelmaessig hoeher sind als die Vorauszahlung, kann der Vermieter nach der Jahresabrechnung eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen vornehmen. Das muss schriftlich angekuendigt werden und sachlich begruendet sein.
Was passiert, wenn der Vermieter mir Geld schuldet?
Ergibt die Abrechnung ein Guthaben zu deinen Gunsten, muss der Vermieter dieses zurueckzahlen - in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung. Zahlt er nicht, gerät er in Verzug und du kannst Zinsen verlangen und notfalls klagen.
